Introductie
Hoe organiseer je als school inzamelacties en verkoopmomenten zonder dat het veel tijd en handmatig werk kost? Voor veel scholen is dat nog steeds een terugkerend vraagstuk, zeker wanneer meerdere afdelingen of locaties betrokken zijn.
Bij Stichting Voortgezet Onderwijs Zeeuws-Vlaanderen (SVOZV) speelt die uitdaging ook. De stichting bestaat uit vier scholen: het Reynaertcollege, Praktijkschool Hulst, het Lodewijk College en het Zwin College. Sinds de oprichting in 2018 werken deze scholen samen binnen één organisatie, waarbij processen steeds meer op elkaar worden afgestemd.
Binnen de samenwerking ontstond de behoefte om inzamelacties en verkoopmomenten beter te organiseren. Denk aan acties voor schoolkampen, evenementen of de verkoop van kleding. In de praktijk bleek dat dit vaak veel tijd kostte en weinig overzicht gaf. De inzet van een schoolwebshop werd gezien als een mogelijke stap om dat anders aan te pakken.
Van contant geld naar meer overzicht
Voorheen verliepen inzamelacties en verkoopmomenten vooral handmatig. Er werd gewerkt met contant geld, papieren lijsten en in sommige gevallen losse QR-codes van de bank.
Hoewel deze werkwijze bekend was, bracht het ook de nodige uitdagingen met zich mee. Het kostte veel tijd om lijsten bij te houden, betalingen te controleren en alles achteraf administratief te verwerken.
Concreet betekende dit:
- veel handmatig werk binnen de school
- weinig overzicht tijdens lopende acties
- omslachtige verwerking van betalingen
- extra stappen rondom het beheren en afstorten van contant geld
Daarnaast veranderde het betaalgedrag. Ouders betalen steeds vaker digitaal, terwijl contant geld binnen scholen juist minder wenselijk is, onder andere vanuit veiligheid en beheer. Tegelijk geldt op school een smartphonebeleid, waardoor leerlingen niet altijd eenvoudig digitaal kunnen betalen.
Die combinatie maakte het organiseren van acties steeds lastiger.
De stap naar een schoolwebshop
De eerste stap richting een andere aanpak begon met iets kleins. Voor een bonte avond werd gebruikgemaakt van een extern ticketsysteem. Dat werkte prettig: aanmelden ging eenvoudig en betalingen verliepen overzichtelijk.
Tegelijk voelde het als een losse oplossing naast de bestaande systemen. De wens ontstond om dit soort processen binnen de eigen omgeving te organiseren, zodat alles beter op elkaar aansluit.
Belangrijk daarbij waren een aantal praktische eisen:
- een gebruiksvriendelijke oplossing
- duidelijke en direct beschikbare overzichten
- lage kosten
- aansluiting op bestaande systemen
Omdat er binnen de stichting al werd gewerkt met Collect voor onder andere ouderbijdragen en facturatie, lag het voor de hand om ook naar andere mogelijkheden binnen dat systeem te kijken.
De uitbreiding met een schoolwebshop sloot goed aan op die behoefte. In plaats van losse tools en handmatige acties, konden inzamelacties en verkopen nu binnen dezelfde omgeving worden ingericht en beheerd.
Eerste ervaringen in de praktijk
De implementatie begon laagdrempelig. Na het volgen van een korte, gratis cursus werd de webshop intern geïntroduceerd binnen de financiële afdeling. De basis was snel duidelijk, waardoor er al snel gestart kon worden met de eerste acties.
Een van de eerste voorbeelden was een bloembollenactie van Praktijkschool Hulst. Leerlingen verkochten bloembollen om extra geld in te zamelen voor hun jaarlijkse kamp. In totaal werden 274 zakjes verkocht à €3 per stuk. Met aanvullende vrijwillige donaties kwam de totale opbrengst uit op ruim €900.
Ook het Reynaertcollege ging aan de slag met de webshop, onder andere voor de verkoop van bingokaarten voor een eindejaarsactiviteit. Binnen korte tijd werden al tientallen kaarten verkocht.
Voor het Zwin College staat inmiddels een volgende actie klaar, waarbij T-shirts voor de laatste schooldag via de webshop worden aangeboden.
Wat opvalt, is dat er vanuit ouders nauwelijks vragen kwamen. Dat wijst erop dat het proces duidelijk is ingericht. Binnen de scholen zelf wordt vooral het gebruiksgemak ervaren.
Dagelijks gebruik binnen de scholen
De schoolwebshop wordt inmiddels breder ingezet binnen de stichting. Naast losse acties wordt het ook gebruikt in combinatie met bestaande processen, zoals vrijwillige bijdragen en schoolactiviteiten.
Wat vooral verschil maakt in de dagelijkse praktijk, is dat het inventariseren en verwerken van gegevens samenkomt in één systeem. Waar voorheen eerst lijsten moesten worden opgesteld en later betalingen gecontroleerd, gebeurt dit nu gelijktijdig.
Dat betekent onder andere:
- direct inzicht in aanmeldingen
- overzicht van betalingen zonder losse administratie
- minder handmatig werk achteraf
Binnen de financiële afdeling wordt dagelijks met het systeem gewerkt. Daar is goed zichtbaar wat het effect is op het proces en de hoeveelheid werk.
Zoals Anke, medewerker financiën bij Stichting Voortgezet Onderwijs Zeeuws-Vlaanderen, het omschrijft:
“We merken vooral dat het veel overzicht geeft. Collega’s hebben minder werk aan het inventariseren en zien in één oogopslag hoe een actie loopt.”
Werken vanuit één vertrouwde omgeving
Binnen de stichting werd al langer gewerkt met Collect. Medewerkers zijn gewend aan het systeem en gebruiken het dagelijks voor verschillende financiële processen.
De webshop sluit daar op aan en wordt gezien als een logische uitbreiding. Betalingen, bijdragen en acties komen samen in één omgeving, wat het werk overzichtelijker maakt.
Ook een schoolwebshop voor jouw school?
Denk je: dit wil ik ook? Gebruik je al WIS Collect, dan vind je de knop ‘SHOP’ in de menustructuur. Lees de voorwaarden, accepteer ze en je kunt aan de slag met je schoolwebshop. Heb je hulp nodig of gebruik je nog geen Collect, maar wil je wel een webshop starten? Maak dan een afspraak.
Andrew Liauw
Accountmanager
Walter Geluk
Accountmanager
Stephan Joosse
Accountmanager
