Waarom Collect voor het primair onderwijs
Vrijwilligheid goed geregeld
Gebruik keuzeverzoeken, vrije bedragen en duidelijke teksten om vrijwillige ouderbijdragen zorgvuldig aan ouders voor te leggen.
Herinneringen zonder handwerk
Verstuur facturen en herinneringen snel naar ouders, zonder losse lijstjes of handmatige controles.
Direct inzicht in betaalstatussen
Zie per leerling, groep of verzoek welke betalingen zijn voldaan en welke bedragen nog openstaan.
Sneller betaald, minder uitzoekwerk
Ouders betalen eenvoudig via iDEAL | Wero. De betaling wordt automatisch verwerkt in Collect.
Sneller en eenvoudiger schoolkosten innen Gewoon in een keer goed
Collect biedt schoolbesturen, scholen en ouderverenigingen een handige omgeving om betaalverzoeken eenvoudig te maken en naar ouders te versturen. Ouders rekenen vervolgens snel en vertrouwd af via iDEAL | Wero. Daarna hoef je alleen nog maar even in te loggen om te zien wie er al betaald heeft.
Geen losse Excel-lijstjes of eindeloos uitzoekwerk meer. Met Collect weet je zeker dat het betaalverzoek bij de juiste ouder terechtkomt en heb je altijd direct overzicht van de betalingen. Dat scheelt tijd en zorgt voor rust in de administratie.
Vrijwillige ouderbijdrage in het basisonderwijs Wat mag wel, wat moet duidelijk zijn en hoe helpt Collect daarbij?
De aangescherpte wetgeving van augustus 2021 heeft veel vragen opgeroepen over het innen van de ouderbijdrage. Mag het nog wel? En zo ja, welke regels gelden er nu? Om deze vragen te beantwoorden en duidelijkheid te scheppen, hebben we een video samengesteld: ‘De ins en outs over het innen van de ouderbijdrage’.
In de video bespreekt Paola de volgende belangrijke onderwerpen:
- Mag je nog ouderbijdragen vragen?
- Wetgeving en de vrijwillige ouderbijdrage
- Communicatie met ouders: tips en trucs
- Keuzevrijheid bij betaalverzoeken en giften
- Herinneringen versturen: wat zijn de regels?
- Digitale incassomogelijkheden
- AVG en privacyregels
- Wat is Collect eigenlijk?
Klanten vertellen over Collect en over onze samenwerking
Collect wordt gebruikt door onderwijsorganisaties in verschillende niveaus en sectoren. Hieronder lees je hoe klanten onze samenwerking ervaren.
“Geen extra medewerker nodig: met Collect Assist hebben we de expertise al in huis.”
Wij maken al geruime tijd, met grote tevredenheid, gebruik van de dienstverlening Collect Assist. Wij hebben gekozen voor deze dienstverlening in plaats van het werven van een nieuwe medewerker omdat we zo echte expertise ‘in huis’ halen. Er wordt echt met ons meegedacht, er wordt snel gereageerd op onze vragen en problemen worden snel opgelost.
“Een volgende stap in efficiënte administratie met Collect.”
Binnen Stichting LVO zijn we voortdurend bezig met het optimaliseren van onze administratieve organisatie en de processen op zowel de decentrale locaties als het bestuursbureau. Na een uitvoerige verkenningsfase hebben we daarom besloten de samenwerking aan te gaan met WIS en gekozen voor hun digitale facturatieplatform Collect.
Integraties Collect met schoolsystemen Veel integratiemogelijkheden
Collect koppelt met systemen die veel in het primair onderwijs worden gebruikt, zoals ParnasSys, ESIS van Rovict en Social Schools. Zo blijven leerlinggegevens, betaalverzoeken en communicatie actueel en voorkom je dubbel werk.
Kosten en pakketten Collect voor het PO Collect wordt in het primair onderwijs aangeboden in een drietal licentievormen
In het primair onderwijs is Collect beschikbaar in drie verschillende licentievormen. Zo kies je eenvoudig de variant die past bij de manier waarop jullie betalingen op school regelen. Denk aan het innen van de vrijwillige ouderbijdrage, schoolreisjes, kampgelden, extra lesaanbod of TSO-kosten.
Per licentievorm zijn er verschillende mogelijkheden en functionaliteiten. Hieronder hebben we de belangrijkste alvast op een rij gezet. In het informatiepakket dat je kunt aanvragen vind je een compleet overzicht van alle functies. Wat je ook kiest: Collect werkt naadloos samen met ParnasSys, ESIS van Rovict en Social Schools, zodat gegevens automatisch op de juiste plek terechtkomen.
| Licentievorm | Past goed bij | Belangrijkste mogelijkheden | Tarief |
|---|---|---|---|
| Collect Light | Ouder- en schoolverenigingen of scholen die eenvoudig betaalverzoeken willen versturen. | Betaalverzoeken aanmaken, ouders laten betalen via iDEAL | Wero en inzicht houden in betaalstatussen. Geen implementatiekosten. | € 1,54 per leerling, exclusief btw en transactiekosten voor iDEAL | Wero. |
| Collect Standaard | Scholen en besturen die meer mogelijkheden willen voor ouderbijdragen, schoolkosten en communicatie. | Alles uit Light, aangevuld met meer inrichtingsmogelijkheden, koppelingen en ondersteuning voor een uitgebreider betaalproces. | € 2,35 per leerling, exclusief btw en transactiekosten voor iDEAL | Wero. |
| Collect Compleet | Schoolbesturen en administratiekantoren met een uitgebreider facturatieproces of meerdere scholen. | Alles uit Standaard, aangevuld met extra modules en projectmatige inrichting. Denk aan Maningsstatus, btw-module en Brievenboek. | € 2,35 per leerling, exclusief btw, transactiekosten en implementatiekosten. Implementatiekosten zijn afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project. |
Twijfel je welke licentievorm het beste past bij jouw school, bestuur of oudervereniging? Vraag dan het informatiepakket aan of neem contact met ons op. We denken graag met je mee.
Collect Light Eenvoudig facturatieproces
Collect Light wordt gebruikt wanneer er sprake is van een zeer eenvoudig facturatieproces. Dit zien we vaak bij een oudervereniging of soms een losse school. Collect Light is er voor € 1,54 per leerling, exclusief BTW en transactiekosten iDEAL | Wero. Er gelden geen implementatiekosten.
Bij Collect Light krijg je toegang tot:
- iDEAL | Wero betalingen
- Onbeperkt aantal directe / keuze verzoeken incl. begeleiding in opstellen van verzoeken
- Instelbare termijnbetalingen
- Eigen teksten bij betaalverzoeken
- Inzage ontvangstbevestiging
- Inzage leesstatus van e-mails en app-berichten
- Debiteurenbeheer
- Een omgeving in huisstijl school
Collect Standaard Uitgebreide mogelijkheden
Vanwege de uitgebreide mogelijkheden in functionaliteiten wordt door scholen en schoolbesturen veelal gekozen voor Collect Standaard. Een school en oudervereniging kunnen deze licentie ook gezamenlijk afnemen. Collect Standaard is er voor € 2,35 per leerling, exclusief BTW en transactiekosten iDEAL | Wero. Er gelden geen implementatiekosten.
Bij Collect Standaard krijg je hetzelfde als Collect Light, maar je krijgt ook toegang tot:
- Telefonisch support
- Webshopmodule
- Mogelijkheid om overboekingen toe te staan
- Gezinsfacturatie (korting 2e/3e kind)
- Facturen aanpassen en crediteren
- Extra bankrekeningen mogelijk
- Meerdere beheerders mogelijk
- Standaard pdf-factuur
- Meerdere schooladministratiesystemen te koppelen
Collect Compleet De totaaloplossing
Voor schoolbesturen of wanneer er sprake is van een administratiekantoor die de totaaloplossing wil. Collect Compleet is er voor € 2,35 per leerling, exclusief BTW en transactiekosten iDEAL | Wero. Er gelden wel implementatiekosten, die zijn afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project.
Bij Collect Compleet krijg je hetzelfde als Collect Light en Standaard, maar je krijgt ook toegang tot:
- Meer mogelijkheden bij opstellen facturen
- Eigen beheer over communicatieberichten
- Eigen factuursjabloon
- TSO-facturatie d.m.v. factuurregels inlezen/naschoolse activiteiten met max. aantal inschrijvingen / categorieën
- Extra modules mogelijk (o.a. maningsstatus, BTW-module, brievenboek)
- Koppeling financieel pakket met uitbreiding van modules mogelijk zoals direct verrekenen, kasboeking en transitorisch boeken
- SSO integratie met o.a. Office365
Webshop Bestellen én betalen
Soms wil je meer dan alleen de ouderbijdrage basisschool innen. Bijvoorbeeld goede doelenacties, verkoop van schoolgebonden items zoals kleding of tickets voor de groep 8-musical. Met Webshop kan dat allemaal in één professionele omgeving. Ouders en leerlingen bestellen eenvoudig wat nodig is en rekenen direct af via iDEAL | Wero. Geen losse formulieren, Tikkies of Excel-lijsten meer, maar een overzichtelijke digitale winkel voor de school.
Ouderbijdrage basisschool innen zonder eindeloos handwerk
De ouderbijdrage op de basisschool innen vraagt om duidelijkheid, gemak en overzicht. Zeker omdat de vrijwillige ouderbijdrage ook echt vrijwillig moet blijven. Met Collect verstuur je eenvoudig betaalverzoeken naar ouders, bijvoorbeeld voor de ouderbijdrage, schoolreisjes, kampgelden, TSO-kosten of extra activiteiten. Ouders betalen snel en vertrouwd via iDEAL | Wero, terwijl de school direct inzicht houdt in de betaalstatus.
Voor basisscholen, ouderverenigingen en schoolbesturen betekent dat minder losse Excel-lijsten, minder handmatig controleren in de bank en minder administratieve ruis. Je ziet in één omgeving welke betalingen binnen zijn, welke verzoeken nog openstaan en waar eventueel een herinnering nodig is. Ook keuzeverzoeken zijn mogelijk, zodat ouders bedragen kunnen aanpassen of onderdelen kunnen aan- en uitvinken. Zo blijft het innen van schoolkosten overzichtelijk én passend bij de regels rondom vrijwilligheid.
Collect koppelt met systemen zoals ParnasSys, ESIS, ParentCom en Social Schools. Daardoor werk je met actuele gegevens en voorkom je dubbel werk. Of je nu één keer per jaar de ouderbijdrage int, meerdere betaalverzoeken verstuurt of als bestuur meer grip wilt op de administratie: met Collect regel je schoolbetalingen sneller, veiliger en een stuk rustiger. Goed geregeld voor school én ouders.
Benieuwd welk Collect-pakket past bij jouw basisschool, bestuur of oudervereniging?
Onze experts helpen je graag op weg. Vraag een demo of informatiepakket aan, of neem contact op met een van de specialisten.
Stephan Joosse
Accountmanager
Andrew Liauw
Accountmanager
Walter Geluk
Accountmanager
Patrical de Hoog
Commercieel Manager
