Introductie
Voor veel scholen is facturatie nog altijd een tijdrovend en handmatig proces. Ook bij het Christiaan Huygens College in Eindhoven was dit lange tijd het geval.
Het Christiaan Huygens College is een middelbare school met drie locaties in Eindhoven, met zo’n 3300 leerlingen, verdeeld over een breed aanbod binnen het voortgezet onderwijs.
Binnen de organisatie speelt digitalisering een belangrijke rol, zeker richting de toekomst. Door een geplande fusie met twee andere besturen moeten systemen en processen goed op elkaar aansluiten.
Leon van den Heuvel, beleidsmedewerker binnen de school, is verantwoordelijk voor het beheer van verschillende applicaties, waaronder Collect. Samen met de financiële administratie verzorgt hij de facturatie richting ouders en leerlingen.
De situatie vóór de overstap
Voordat de school met Collect ging werken, werd er gewerkt met een systeem dat wel deels aansloot op de financiële administratie, maar onvoldoende gekoppeld was aan Magister.
In de praktijk betekende dit veel handmatig werk, zoals het importeren en exporteren van gegevens. Dat kostte niet alleen tijd, maar vergrootte ook de kans op fouten.
Daarnaast groeide de organisatie na een eerdere fusie, waardoor de administratieve druk verder toenam. De bestaande werkwijze werd daardoor steeds minder houdbaar.
De keuze voor een nieuwe aanpak Om het proces te verbeteren, zijn verschillende aanbieders vergeleken. Collect kwam daarbij als beste uit de vergelijking, omdat de oplossing goed aansloot bij de belangrijkste eisen en behoeften van de school:
Implementatie in de praktijk
De implementatie verliep relatief soepel. Zoals bij elk nieuw systeem waren er aandachtspunten, zowel technisch als in gebruik.
Door vooraf uitgebreid te testen en medewerkers en ouders goed te informeren, kon de school snel starten met de nieuwe werkwijze.
Dagelijks gebruik binnen de school
Inmiddels is Collect volledig geïntegreerd in het dagelijkse proces.
De oplossing wordt ingezet voor onder andere:
- vrijwillige ouderbijdragen
- excursies en buitenlandse reizen
- gala’s en evenementen
- sportactiviteiten
Ouders ontvangen een betalingsverzoek dat zij eerst accepteren voordat de betaling plaatsvindt.
Pas na acceptatie wordt de factuur als openstaand geregistreerd. Dit voorkomt dat aan het einde van het schooljaar grote aantallen openstaande posten moeten worden afgeboekt.
Binnen de school is daarnaast een duidelijke werkwijze ingericht voor het aanvragen van betalingsverzoeken.
Het systeem maakt het eenvoudig om berichten bij betaalverzoeken aan te passen aan het onderwerp, waardoor communicatie duidelijker wordt.
Prettige ervaringen in gebruik en samenwerking
De ervaringen met Collect zijn positief. Ouders en medewerkers weten het systeem goed te vinden en er komen nauwelijks negatieve signalen vanuit ouders.
Nieuwe ouders worden al bij de start geïnformeerd over het gebruik van Collect. Daardoor raakt het systeem snel bekend en wordt het een vertrouwd onderdeel van het proces.
Ook de samenwerking met WIS wordt als prettig ervaren. Bij vragen kan er snel worden geschakeld via telefonisch contact of de servicepagina’s. Daarnaast is er ruimte voor feedback, wat bijdraagt aan een open en constructieve samenwerking.
Waar facturatie vroeger een tijdrovend en handmatig proces was, is het nu binnen korte tijd geregeld. Deze verandering zorgt niet alleen voor een flinke tijdsbesparing, maar ook voor meer overzicht en minder kans op fouten.
“Waar facturatie vroeger een tijdrovend en handmatig proces was, is het nu binnen korte tijd geregeld. ”
“Toen ik begon met factureren kostte één factuur me bijna een dag. Alles ging op papier, met enveloppen en post. Voor de ouderbijdrage van 2800 leerlingen had ik zes collega’s nodig om te printen, verzamelen en versturen. Dat kostte een hele ochtend, en daarna moest ik nog naar het postkantoor. Nu verstuur ik de betalingsverzoeken voor 3300 leerlingen binnen een half uur met Collect. De herinnering kost ongeveer een kwartier.”
Terugblik en advies
Leon kijkt positief terug op de gemaakte keuze en de manier waarop het traject is verlopen.
“Neem de tijd om je goed te laten informeren en vergelijk verschillende partijen. Kijk wat écht bij je organisatie past. Voor mij was het belangrijk dat het niet alleen voor mij goed voelde, maar ook voor collega’s. Dat draagvlak maakt uiteindelijk het verschil.”
Voor het Christiaan Huygens College sluit deze aanpak goed aan bij de dagelijkse praktijk en de ambities voor de toekomst.
Schoolkosten regelen? Dat kan slimmer!
Met Collect bied je schoolkosten makkelijk digitaal aan. Ouders en studenten betalen snel via iDEAL | Wero, terwijl jouw school overzicht houdt.
Benieuwd wat Collect voor jullie kan doen? Onze accountmanagers vertellen je er graag meer over.
Andrew Liauw
Accountmanager
Walter Geluk
Accountmanager
Stephan Joosse
Accountmanager
