Case: CSB maakt digitaal aanmelden efficiënter Sneller, overzichtelijker en minder handmatig werk

De Christelijke Scholengemeenschap Buitenveldert (CSB) heeft het aanmeldproces voor nieuwe leerlingen succesvol gedigitaliseerd. Het ‘digitaal aanmelden school’ voor nieuwe leerlingen was eerst een tijdrovend en foutgevoelig proces, is nu overzichtelijk, sneller en eenvoudiger, voor zowel de administratie als ouders.

De uitdaging

Voorheen werkte de CSB met een PDF-aanmeldformulier op de website. De ingevulde gegevens moesten vervolgens handmatig worden ingevoerd in Magister.

Dit zorgde voor:

• veel handmatig werk
• een grotere kans op fouten
• tijdverlies in de administratie

Ook bij andere scholen waar Jeanette van Heijst betrokken is, zoals ISK Haarlem en het Spinoza Lyceum, liep men tegen vergelijkbare uitdagingen aan. Zo ontbraken bijvoorbeeld handtekeningen of moesten formulieren achteraf alsnog geprint en aangevuld worden

De oplossing

De CSB maakte de overstap naar een digitale aanpak van leerling aanmelden. Aanmeldingen komen sindsdien centraal binnen, gegevens worden direct vastgelegd en het proces verloopt een stuk gestructureerder. De keuze viel op de oplossing van WIS, mede door eerdere positieve ervaringen met andere producten zoals Collect.

Het resultaat en waarom dit werkt

De impact was direct merkbaar binnen de school.

• het invoeren van nieuwe leerlingen ging aanzienlijk sneller
• administratieve processen verliepen efficiënter
• medewerkers kregen meer overzicht

Zoals Jeanette aangeeft:

“Door het gemak waren we voor de zomervakantie al klaar met de administratie. Dat was ongekend snel.”

Door het aanmeldproces te digitaliseren en te centraliseren, ontstaat er structuur. Geen losse formulieren of handmatige invoer meer, maar één duidelijke werkwijze waarin alle gegevens direct beschikbaar zijn. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.

De samenwerking met WIS wordt als positief ervaren. Vragen worden snel opgepakt en er is ruimte voor feedback en doorontwikkeling.

Ook bij nieuwe implementaties ervaart de school korte lijnen en duidelijke ondersteuning.