Meer dan 20 modules Kies wat bij jou past
Vanaf Collect Compleet kun je Collect uitbreiden met één of meerdere van de ruim 20 beschikbare modules. Er is keuze uit zowel betaalde als kosteloze uitbreidingen, zodat je het platform precies kunt laten aansluiten op de manier waarop jullie school werkt.
Goed om te weten:
Sommige modules zijn alleen beschikbaar wanneer er een actieve financiële koppeling is ingericht, zoals de modules Oninbaar en Direct Verrekenen. De uitbreidingen zijn te gebruiken binnen het primair onderwijs (PO), voortgezet onderwijs (VO), mbo en hbo, maar sommige sluiten net wat beter aan dan andere. Vraag dus altijd naar de mogelijkheden!
Populaire Collect modules en uitbreidingen Maak je processen slimmer, sneller en efficiënter
Collect bestaat uit een groot aantal modules en uitbreidingen. Sommige zijn essentieel voor een efficiëntere administratie, andere maken het platform nog slimmer of gebruiksvriendelijker. Op deze pagina vind je alle modules van Collect. Een aantal lichten we uitgebreid toe. De overige modules staan daaronder overzichtelijk bij elkaar. Wil je meer weten? Dan kan je altijd meer informatie aanvragen.
Externe debiteuren Factureer moeiteloos buiten het bronsysteem om
Met de Externe debiteurenmodule in Collect factureer je eenvoudig partijen die niet in het bronsysteem staan, zoals externe organisaties, samenwerkingen of verhuur van ruimtes. Je maakt deze debiteuren handmatig aan of importeert ze vanuit je financiële pakket en verstuurt facturen rechtstreeks vanuit Collect, zodat ook deze betalingen overzichtelijk binnen dezelfde administratie blijven.
Single Sign On (SSO)
Met Single Sign-On (SSO) log je als beheerder met slechts één account in op alle Collect-omgevingen binnen jouw organisatie. Geen gedoe meer met verschillende gebruikersnamen of wachtwoorden: één klik en je hebt direct toegang tot alles wat je nodig hebt.
Ook grotere schoolbesturen profiteren. De SSO is volledig instelbaar op accountniveau. Zo kun je medewerkers op bestuursniveau toegang geven tot alle omgevingen, terwijl decentrale beheerders alleen toegang krijgen tot hun eigen omgeving.
Maak je al gebruik van een SSO? Zoals via Microsoft of Google? Dan kan Collect hier direct in meedraaien.
Oninbaar module In een keer klaar
Met de Oninbaarmodule in Collect kun je openstaande posten die niet meer betaald worden eenvoudig in één keer als oninbaar markeren, in plaats van ze stuk voor stuk af te boeken. Zo bespaar je veel tijd in je debiteurenbeheer, houd je overzicht in je administratie en bepaal je zelf of deze posten nog zichtbaar blijven voor ouders, leerlingen of studenten.
Direct verrekenen Debiteuren Crediteuren
Met Direct verrekenen in Collect verwerk je debetfacturen en creditnota’s direct tegen elkaar, zonder eerst naar het financiële systeem te hoeven gaan. Hierdoor blijven facturen overzichtelijk en voorkom je dat ouders, leerlingen of studenten tijdelijk twee openstaande posten zien. De functie werkt bovendien samen met de Wizard Crediteren, waardoor verrekeningen automatisch plaatsvinden bij bulkcrediteringen. Beschikbaar voor koppelingen met AFAS, Exact Online en Exact Financials.
Wizards Optioneel in het VO, standaard in het PO
Met Wizards in Collect maak je facturen en herinneringen eenvoudig via een stapsgewijs proces. Het systeem stelt de juiste vragen, waarna automatisch een complete factuur of herinnering wordt opgesteld. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt factureren een stuk overzichtelijker. Je kunt altijd kiezen: werken via de Wizards of via de traditionele facturatiewijze.
Instellen afzendadres Wie stuurt eigenlijk de factuur?
Met Instellen afzendadres verstuur je e-mails vanuit Collect vanaf een herkenbaar e-mailadres van de school, zoals administratie@jouwschool.nl, waardoor berichten betrouwbaarder overkomen, beter worden afgeleverd en vaker worden geopend door ouders, leerlingen of studenten. Anders worden berichten vanuit een wiscollect-mailadres verstuurd, wat ouders en studenten soms verwarrend vinden.
Terminologie ouderportaal De juiste woorden gebruiken
De terminologie in het ouderportaal kan worden aangepast. Standaardtermen zoals factuur en factuurregels kunnen worden aangepast naar woorden die meer passen bij de vrijwilligheid zoals betaalverzoeken en regels. Zo sluit de communicatie beter aan bij de boodschap van de school en komt bijvoorbeeld de vrijwilligheid van ouderbijdragen duidelijker en toegankelijker over voor ouders.
Two Factor Authenticator – 2FA Extra beveiliging voor jouw Collect-omgeving
Met 2FA (twee-factor-authenticatie) voeg je een extra beveiligingslaag toe aan jullie Collect-omgeving. Gebruikers loggen niet alleen in met een wachtwoord, maar ook met een extra verificatiecode. Daardoor wordt het voor onbevoegden veel moeilijker om toegang te krijgen tot gevoelige gegevens. Een kleine extra stap bij het inloggen, maar een grote verbetering voor de veiligheid.
Nog meer handige uitbreidingen Kleine modules, groot verschil voor je administratie
Naast de modules die we hierboven hebben uitgelicht, zijn er nog meer uitbreidingen die Collect slimmer, efficiënter en gebruiksvriendelijker maken. Van kleine optimalisaties tot praktische functies die het dagelijkse werk nét wat makkelijker maken. Hieronder vind je een overzicht van deze aanvullende modules.
Synchronisatie debiteuren in bronsysteem
Kies wie je aanschrijft vanuit Somtoday, Magister, ESIS of ParnasSys. Ouder 1, ouder 2 of bewindvoerder.
Categorieën
Bundel factuurregels onder één duidelijke noemer voor meer overzicht en een efficiëntere verwerking.
Factuurregels importeren met CSV
Eenvoudig factuurregels uit een bestand inlezen, waardoor grote of complexe facturatierondes snel en foutloos gaan.
Maningsstatus
Verstuur je herinneringen en aanmaningen automatisch op basis van openstaande posten.
Meerdere Buckaroo-koppelingen
Hiermee bepaal je per factuur of factuurlijst naar welk IBAN-nummer betalingen worden uitbetaald..
Betalingsvoorwaarden
Laat je ouders, leerlingen of studenten eerst akkoord gaan met voorwaarden voordat ze betalen.
Synchronisatie volgend schooljaar
Leerlingen van het nieuwe schooljaar alvast inladen, zodat je kan factureren voor activiteiten vóór de jaarovergang.
Nu in ontwikkeling: Koppeling Hoy App
Verstuur betaalverzoeken vanuit Collect als pushbericht in Hoy, zodat ouders direct kunnen betalen via iDEAL | Wero.
Transitorisch boeken
Spreid kosten en opbrengsten automatisch over de juiste periodes in je financiële administratie.
Handmatige boekingen
Registreer eenvoudig contante of pinbetalingen op de juiste factuur.
Btw-module
Verwerk eenvoudig het juiste btw-tarief per factuurregel en de BTW komt correct op de factuur.
Webshop
Verkoop eenvoudig schoolartikelen, tickets of andere producten en beheer je bestellingen overzichtelijk vanuit Collect.
Collect modules Voor een slimmere schooladministratie
Met de modules van Collect richt je schoolfacturatie, betalingen en debiteurenbeheer in op de manier die past bij jouw school of bestuur. Gebruik je Collect al voor ouderbijdragen, schoolkosten of betaalverzoeken? Dan kun je het platform uitbreiden met slimme modules zoals Single Sign-On, 2FA, Externe debiteuren, Wizards, Oninbaar, Direct Verrekenen, meerdere betaal- of financiële koppelingen en Webshop.
Voor de administratie betekent dat minder handwerk en meer grip. Denk aan factureren buiten het bronsysteem, openstaande posten sneller afhandelen, debetfacturen en creditnota’s direct verrekenen of, nu in ontwikkeling, betaalverzoeken versturen via Hoy.
De modules zijn inzetbaar binnen het primair onderwijs, voortgezet onderwijs en mbo of hbo. Sommige uitbreidingen zijn kosteloos beschikbaar, andere zijn betaald of afhankelijk van een actieve financiële koppeling met bepaalde versies van AFAS, Exact Online of Exact Financials.
Onze specialisten helpen je graag op weg
Andrew Liauw
Accountmanager
Joey Darricarrère
Accountmanager
Stephan Joosse
Accountmanager
Walter Geluk
Accountmanager
